UNIDAD DE APRENDIZAJE XX

PROTOCOLO

ORDENACION DE INSTRUMENTOS PUBLICOS: PROTOCOLO. CONCEPTO:

Es la organización de los cuadernos de la escritura matrices llevados en orden numérico y progresivo formados con ellos un registro anual. Debe contener el registro de todos los documentos redactados en los folios habilitados y originalmente movibles. Debe abrirse el primero de enero de cada año y cerrarse el 31 de diciembre, inutilizando bajo su firma los folios en blanco, debiendo comunicar de inmediato a la Corte Suprema de Justicia fecha, número y contenido de la última actuación.

ORIGEN HISTORICO:

Tuvo su origen en la antigua Roma, en donde existían declaraciones de nacimiento y extendían inventario de bienes y los Tabeliones, eran funcionarios encargados de extender actos escritos a petición de las partes, en presencia de ellas y de testigos, firmados por las partes, por los testigos y por ellos mismos; los tabeliones ejercían su ministerio en la vía pública y de aquí que se les diera el nombre de personae pública, forenses y a los escritos extendías por ellos, el de instrumentos públicos.

En el siglo XII los tabularios y los Tabeliones aparecen confundidos en una sola clase, bajo la designación común de notarios. En el Fuero Real de España se dispone que debieran nombrarse Escribanos en todas ciudades, nombramiento proveniente del Rey en el número que fuere necesario.

Las partidas contienen una reglamentación bastante completa y minuciosa del Notariado.

SECRETO DEL PROTOCOLO LÍMITES Y EXCEPCIONES DEL PROTOCOLO RESERVADO:

Es absurdo puesto que los Instrumentos son Públicos. En el Art. 145 de la Ley 879 dispone que los protocolos deben ser conservado en reserva, sin que sea permitido que persona alguna se informe de ellos; pero los interesados en una o más escrituras, su Abogados, sucesores o representantes podrán imponerse de su contenido en presencia del Escribano.

Podrán inspeccionarse una o más escrituras con orden de un Juez Competente a objeto de cotejos, reconocimientos calígrafos, confrontación de firmas u otros actos pertinentes. Esto es lo que se conoce como Secreto del Protocolo, en las acepciones mencionadas.

Excepciones:

Se exceptúan las Escrituras Testamentarias, porque en vida de ellos sólo a éstos podrán ser exhibido, es lo que se conoce como protocolo reservado.

El Notario esta obligado no sólo al Secreto de su contenido, sino que debe mantenerse la reserva de la simple noticia e la existencia del mismo.

El Registro de Testamento, fue creado por Ley Nº 105/90 que no contradice la disposición precedente, ya que no se inscribe el testamento. En la disposición técnico Registral Nº 7, implementa el Registro de Testamentos exige: nombre y apellido, domicilio, nacionalidad y documento de identidad y aunque la disposición no diga debe registrarse también clase de testamento, Escribano Autorizante (si es por acto público) o interviniente (si fuese cerrado) y fecha del mismo. Durante el Juicio sucesorio, el juez oficiará al Registro, si el causante hizo o no testamento. En caso afirmativo, citará al Notario a efecto de su presentación.

El secreto del contradocumento queda desvirtuado legalmente por su anotación en el documento que modifica. Existe el momento en que el secreto del protocolo deja de ser tal, por la entrega al archivo que libera al autorizante del secreto del protocolo; pero en manera alguna lo libera de lo que rodea a la escritura, es decir de lo explicado por las partes en las audiencias preliminares y aun las posteriores, ya que muchas veces las partes explican ciertas circunstancias, situaciones y demás después de su otorgamiento.

Es decir que salvo los interesados directos y quienes se hallen justificados legítimamente, el notario no debe proporcionar ningún dato sobre los negocios autorizados en su protocolo ni exhibirlo.

La ley 1682/2001 reglamenta la información de carácter privado, califica como fuentes públicas de información, libres para todos los datos asentados en los registros públicos.

Que dice que “los papeles, antecedentes, anotaciones, minutas que se archivan en la notaria y han sido elementos coadyuvantes a la realización del acto, deben ser incluidos en el secreto profesional”.

La obligación notarial respecto del Secreto se extiende a todos los hechos que le son confiados en el ejercicio y por motivo de su profesión, aun si no se le pide expresamente dicho secreto y aunque no desemboque en un acto notarial o concluyente en él conste o no en el documento.

El secreto se refiere a la actuación total del notario, considerando no como tal persona sino como notario, aun cuando su personalidad influya en su profesión. En ese sentido el Art. 111 inc. “c” de la Ley 879 exige al notario guardar el secreto profesional y exigir igual conducta a sus colaboradores.

FORMACIÒN Y CONSERVACION: El Protocolo se forma con las hojas movibles, debe contener el registro de todos los documentos redactados. Los escribanos de registros remitirán en los dos primeros meses del año los protocolos cerrados al Archivo General del Poder.

INDICES:

El índice final, ordenado por el Art. 111 inc g) cuyo contenido no está especificado en la misma, constituye la última parte del protocolo.

La Acordad Nº 7/1984, dispone: la existencia de un Libro Índice, que será anual, alfabético, de tapa dura. Tendrá 33 cm. De largo por 21,5 cm. De ancho 150 fojas útiles numeradas de 15 reglones cada página. A cada letra corresponderá 5 hojas, cada página dividida transversalmente en columnas para: otorgantes, fecha de la escritura, naturaleza y objeto del acto o contrato, folio, división y sección del protocolo.

ARCHIVOS DEL PROTOCOLO

Los escribanos remitirán dentro de los dos primeros meses al Archivo General, los protocolos cerrados con excepción de los tres últimos años que quedaran en su poder. Los Jueces de Paz debían remitirlas cada año cuando tenían funciones notariales.

Esta disposición del Art. 251 de la Ley 879 en su segunda parte dispone”deja sentado que es el Archivo General del Poder Judicial el órgano receptor de los protocolos notariales. Además el Art. Mencionado dispones que el Archivo General se compondrá de los registros notariales formados con las escrituras y actas por los Escribanos de Registros.

Los Protocolos serán recibidos por el Jefe del Archivo, previo examen de su estado, haciendo constar el número de sus páginas y las circunstancias especiales que se observaren y si se encontrase alguna irregularidad o infracción a las Leyes fiscales, dará cuenta de ello a la autoridad competente.

El archivo será organizado por orden de oficinas colocando con separación, los expedientes y los protocolos notariales. El jefe formará índices.

RECONSTRUCCIÓN DEL PROTOCOLO:

La reconstrucción de documentos, en caso de pérdida o deterioro de originales, puede ser de reposición o renovación.

El Código Civil dispone al respecto en el Art. 387: “Cuando se hubieran destruido o desparecido los Instrumentos Públicos originales, y si existieron copias autorizadas de ellos, el juez podrá ordenar, con citación y audiencia de los interesados e intervención del Ministerio Público, que la copia sea archivada en el protocolo de un escribano de registro como instrumento original”.

Si el libro de Protocolo se perdiese y se solicitare por alguna de las partes que se rehaga la copia que se presenta, el Juez puede ordenarlo con citación y audiencia de los interesados siempre que la copia no estuviese raída ni borrada en lugar sospechoso ni en tal caso que no pudiese leerse claramente.

La reposición consiste en rehacer o reconstruir un instrumento público original en caso de extravío o destrucción del mismo a partir de una copia existente debidamente autorizado. La reposición se logra agregando al protocolo de un escribano de registro la copia del instrumento original, para que en adelante pueda servir de original, es decir de matriz. Es dable interpretar que su sola agregación no basta , sino que debe protocolizarse la copia que existe, para que quede repuesto el instrumento matriz como original.

LA reposición supone el curso de tres condiciones:

1- que la matriz o protocolo se hubiese destruido o desaparecido.

2- Que sea ordenada judicialmente y con intervención del Ministerio Fiscal.

3- Que exista una copia para ser agregada a un protocolo.

VALOR JURÍDICO DEL DOCUMENTO RECONSTRUIDO:

El valor jurídico debe provenir de la última instancia de la Ley. La copia renovada tiene el mismo valor que la original Art. 146 de la 879, que dispone: Si el libro de protocolo se perdiese y se solicitare por alguna de las partes que se rehaga la copia que se presenta, el Juez puede ordenarlo con citación y audiencia de los interesados siempre que la copia no estuviese raída ni borrada en lugar sospechoso, ni en tal estado que no pudiese leer claramente. Esta reposición de la copia en un protocolo Art. 387 del C.C., le da el mismo valor que el instrumento original.

ARCHIVO BAJO SOPORTE INFORMATICO. ANTECEDENTE. VALOR JURÍDICO:

Las técnicas regístrales primigeniamente utilizadas fue la trascripción literal del documento. El documento inscribible se copia o sencillamente se archiva. Sin control de legalidad o con muy limitadas facultades calificadoras del registrador. Tienen todavía esta técnica los registros franceses, belgas e italianos.

El registrador, con amplia facultades para la calificación, determina mediante extracto las circunstancias esenciales del título que han de formar e asiento registral, dentro del marco legal.

Antecedente: Este sistema es utilizado en Alemania, Suiza, Austria, España, México y Perú. Esta técnica se fue abriendo paso lentamente en nuestros registros a través de Acordadas de la Corte Suprema de Justicia en l orden cronológico que se menciona:

• Las hipotecas
• Registros de Poderes y Buques (Acordada 41/1985)
• Compra Venta con la constitución simultánea de hipotecas (Acordadas 84/1986)
• Registro Público de Comercio (Acordada 111/1987)
• Todos los demás Actos (Acordada 112/1987)

La Acordada 117/1987, implantó el Folio Real como técnica inscriptiva en nuestro país:

Esta Acordada está implementada por Acordada 68/1997:

1- Este folio, contenido en soporte informático es lo que se conoce como folio electrónico, que lo tenemos regulado por ejemplo en la Sección Propiedad Horizontal.

2- Las copias facsimilares del folio pueden ser utilizadas como certificaciones a fin de que logren la exhibición de los asientos con lo que se da la publicidad material y formal al mismo tiempo y se evitan fugas involuntarias o fraudulentas obligando al Notario a hacer la interpretación del folio y liberando al registro de tal responsabilidad.

3- Existen también otra forma de archivo como la microfilmación que pueden servir de resguardo documental.

En ese sentido, por Acordada del 15 de diciembre de 1986, se estableció en la Dirección de los Registros Públicos, la Sección denominada “Sistema de Microfilmación e Índices” que incorpora al Registros los avances de la tecnología para la perdurabilidad de los Títulos. Es importante guardar para la posterioridad la documentación que el papel ya no podrá soportar con el transcurso de los años.

La informática es indispensable para el funcionamiento de un registro moderno:

- Para almacenar, organizar y suministrar masas de datos, imposibles para la mente humana.

- Hacer conclusiones a las que la inteligencia puede acceder muy lentamente o le es imposible hacerlo.

- Establecer interrelación cibernética con redes de conexión, sin necesidad de desplazamientos.

- Dar información precisa, sin fugas.

Su valor jurídico debe provenir en última instancia de la Ley. Al respecto, se reduce la fotocopia, reconocida con valor igual al de la copia (Art. 123 de la Ley 879 y 375 inc. H) del C.C. y la técnica de folio real y microfilmación, implantadas por acordadas. En los registros notariales solo se admite legalmente el soporte papel.